La plate-forme Cyberdocs offre des outils, mais également un modèle, permettant à une institution de publier de la documentation scientifique, par exemple des thèses, des rapports, des revues, etc.

Deux principes essentiels sont associés à la plate-forme :

1. Les logiciels libres : Cyberdocs est une plate-forme libre (licence GPL ) et utilise elle-même des logiciels libres. Cette approche permet à tous de l'utiliser sans contrainte, de l'améliorer, de contribuer à son rayonnement, de partager son expérience, de la traduire, de la documenter, etc. Il s'agit donc d'un véritable projet de coopération entre différents partenaires, financeurs, développeurs, utilisateurs.
2. Les documents structurés : le modèle de publication de Cyberdocs est basé sur des documents structurés avec la norme XML, ce qui comporte plusieurs avantages, notamment d'intéressantes possibilités de consultation, un archivage pérenne, des échanges facilités, etc.

Le modèle de publication

Le modèle de publication de Cyberdocs consiste à produire un document structuré en format XML (DTD TEILite), document qui devient ainsi le document de référence qui servira à l'archivage et à la publication.

L'objectif est d'obtenir ce document de référence avec le moins d'efforts possibles, en partant des documents tels qu'ils sont produits par les auteurs, soit le plus souvent avec un traitement de texte.

Le processus de publication

Le processus de publication de la chaîne Cyberdocs est constitué de ces étapes :

Préparation des documents

Un opérateur (ça pourrait être l'auteur, un documentaliste, etc.) va prendre un document traitement de texte et le préparer adéquatement. Cette préparation consiste à utiliser certains styles pour identifier des parties du contenu, s'assurer que les styles Titre 1, Titre 2 sont utilisés pour la table des matières, préparer les dessins vectoriels pour les pixelliser, etc. Mais de plus en plus souvent, ce travail est réalisé directement par l'auteur qui utilise les modèles de documents proposés par le logiciel de traitement de texte ou par l'institution scientifique au sein de laquelle il travaille.

Exemple : le modèle de documents thèses de l'Université Lyon 2.

Préparation des métadonnées

Les métadonnées associées au document doivent être préparées, ce qui consiste en la création d'un document XML contenant ces métadonnées.

Conversion vers XML

Le module de conversion de la plate-forme Cyberdocs permet de convertir le document traitement de texte préalablement préparé en un document XML respectant la DTD TEILite. Le module de gestion de la plate-forme Cyberdocs permet de piloter la plupart de ces opérations à l'aide d'une interface Web très facile à utiliser.

Production des fichiers pour la publication statique

Si nécessaire, des versions HTML, XHTML et  PDF sont produites (depuis le format XML) afin de permettre une diffusion statique des documents, sur un réseau ou sur un cédérom par exemple.

Publication

Le module de publication permet de rendre disponible les documents, avec une consultation aisée et exploitant la structure des documents, de même que des recherches documentaires précises à l'intérieur d'un document ou dans une collection de documents publiés.